Política de Privacidad

En Ponchealo (“Ponchealo”, “nosotros” o “nuestro”) respetamos la privacidad de nuestros clientes, administradores, empleados y demás usuarios.

Ponchealo es un servicio operado por Ponchealo LLC, con sede en Hormigueros, Puerto Rico.

Esta Política de Privacidad explica qué información podemos recopilar, cómo la utilizamos, con quién puede compartirse, cuánto tiempo la conservamos y las opciones disponibles respecto a dicha información.

Esta Política debe leerse conjuntamente con el Acuerdo de Cliente de Ponchealo y, cuando corresponda, el Acuerdo de Procesamiento de Datos (“DPA”).

1. A quién aplica esta Política

Esta Política aplica a:

• propietarios y administradores de cuentas de Ponchealo;
• empleados y otros usuarios registrados por una empresa cliente;
• usuarios del app Android de empleados Ponchealo, identificado como com.ponchealo.app;
• visitantes de ponchealo.com;
• personas que se comuniquen con Ponchealo; y
• personas cuyos datos sean procesados mediante las funciones de Ponchealo.

Ponchealo presta principalmente un servicio de empresa a empresa (“B2B”).

Cuando una empresa utiliza Ponchealo para manejar información de sus empleados, la empresa determina qué información introducir, qué funciones activar y cómo utilizar esa información.

En esos casos, Ponchealo procesa la información principalmente por cuenta de la empresa cliente y de acuerdo con el DPA.

Para información relacionada directamente con la cuenta de Ponchealo, facturación, seguridad, soporte, funcionamiento del sitio web y administración de la relación comercial, Ponchealo puede determinar directamente ciertos fines del tratamiento.

2. Información que recopilamos

La información recopilada dependerá de las funciones utilizadas por cada Cliente.

2.1 Información de la cuenta y compañía

Podemos recopilar:

• nombre del propietario o administrador;
• correo electrónico;
• nombre de la empresa;
• información de contacto;
• plan contratado;
• configuración de la cuenta;
• localidades o sucursales configuradas;
• administradores autorizados; y
• otra información necesaria para administrar la cuenta.

2.2 Información de empleados

Cuando una empresa cliente introduce empleados en Ponchealo, podemos procesar información como:

• nombre;
• identificadores internos;
• correo electrónico u otra información de contacto cuando sea proporcionada;
• PIN u otros identificadores utilizados para acceso o ponche;
• localidad o sucursal asignada;
• horario;
• disponibilidad;
• turnos;
• días libres;
• registros de asistencia;
• entradas y salidas;
• tardanzas;
• ausencias;
• correcciones realizadas a registros; y
• historial de cambios relacionado con estas funciones.

El Cliente determina qué empleados registra y es responsable de que la información proporcionada sea correcta y se procese legalmente.

2.3 App Android de empleados

Para unirse al app, el empleado proporciona el código de su empresa y su correo electrónico. Utilizamos un código de acceso enviado por correo para verificar el acceso y vincularlo con el empleado registrado por el patrono. El app permite consultar sus ponches, horas, turnos publicados y balances de licencias; enviar reportes de errores de ponche; solicitar días libres o su cancelación; y proponer disponibilidad para revisión del patrono.

Las solicitudes incluyen categoría, fechas, horas, comentario opcional, estado y respuesta del patrono. La disponibilidad incluye días, franjas horarias, notas y propuestas pendientes. Estos datos se utilizan para gestionar la relación laboral y se comparten con el patrono y las personas que este autorice dentro de su compañía.

Las licencias por enfermedad registran la categoría, fechas, horas, balances y decisión; no requieren diagnósticos ni tienen campos para expedientes clínicos. No solicitamos diagnósticos, tratamientos ni otra información médica en los comentarios. El app indica «No incluyas información médica»: el comentario que el empleado escriba se guarda y se entrega al patrono, por lo que no debe utilizarse para comunicar datos médicos.

3. Información relacionada con nómina

Dependiendo del plan contratado, Ponchealo puede procesar información necesaria para generar cálculos relacionados con nómina, incluyendo:

• tarifa o información de compensación configurada;
• horas regulares;
• horas extraordinarias;
• períodos de nómina;
• estimados o cálculos de retenciones;
• Seguro Social;
• Medicare;
• SINOT;
• retención de Hacienda;
• bonificaciones;
• deducciones;
• vacaciones;
• enfermedad;
• balances acumulados; y
• otra información necesaria para generar los cálculos y reportes disponibles en el sistema.

Ponchealo utiliza estos datos para realizar los cálculos solicitados por el Cliente.

Ponchealo no utiliza esta información para tomar decisiones laborales por cuenta del Cliente.

4. GPS y ubicación

Cuando el Cliente habilita la función de GPS al ponchar, Ponchealo puede recopilar información de ubicación asociada al evento de ponche.

Esto puede incluir:

• coordenadas de ubicación proporcionadas por el dispositivo;
• hora del evento;
• localidad asociada;
• información técnica necesaria para validar o registrar el evento; y
• dirección IP.

La función actual de GPS de Ponchealo está diseñada para verificar la ubicación al momento del evento de ponche.

Ponchealo no utiliza esta función para realizar seguimiento GPS continuo del empleado durante todo el día ni para rastrear su ubicación fuera de los eventos en los que la función sea activada.

El dispositivo, navegador o sistema operativo puede solicitar permiso de ubicación antes de proporcionar dicha información a Ponchealo.

Si el usuario no concede el permiso requerido, ciertas funciones pueden no estar disponibles.

Ubicación en el app Android

El app solicita permiso de ubicación en primer plano cuando el empleado inicia un ponche. Puede obtener latitud y longitud precisas o aproximadas según el permiso y la información que facilite Android. Puede reutilizar la última ubicación conocida si tiene como máximo treinta segundos de antigüedad, o solicitar una ubicación nueva en ese momento. Las coordenadas disponibles se envían por HTTPS junto con el ponche para verificar el lugar de trabajo y asociarlas al registro que puede consultar el patrono autorizado.

No se solicita ubicación para iniciar sesión, consultar horas, pedir días libres o enviar disponibilidad. El app no utiliza ubicación en segundo plano ni hace seguimiento continuo. La demostración con datos ficticios no solicita ni transmite la ubicación del revisor. El empleado puede denegar o revocar el permiso desde Android; si la compañía exige GPS, un ponche sin ubicación puede ser rechazado y el app mostrará la respuesta del servidor.

5. Fotografías y selfies

Cuando el Cliente habilita la función de fotografía al ponchar, Ponchealo puede capturar o almacenar una fotografía o selfie asociada al evento de ponche.

La fotografía puede quedar vinculada a:

• empleado;
• fecha y hora;
• evento de entrada o salida;
• localidad;
• información de ubicación, cuando esté habilitada; y
• registro de auditoría correspondiente.

La finalidad de esta función es proporcionar evidencia visual del evento de asistencia.

La función actualmente ofrecida por Ponchealo no utiliza las fotografías para reconocimiento facial automatizado ni para crear plantillas biométricas de los empleados.

Si Ponchealo incorporara en el futuro tecnología de reconocimiento facial, identificación biométrica u otra función materialmente diferente, se actualizarán los avisos y términos correspondientes antes de su utilización.

La versión actual del app Android de empleados no solicita cámara ni captura fotografías; las funciones de fotografía descritas arriba corresponden a otros flujos del servicio cuando estén habilitadas.

6. Información recopilada automáticamente

Cuando una persona utiliza Ponchealo, podemos recopilar automáticamente determinada información técnica, incluyendo:

• dirección IP;
• tipo de navegador;
• sistema operativo;
• tipo de dispositivo;
• configuración de idioma;
• fecha y hora de acceso;
• páginas o secciones utilizadas;
• eventos técnicos;
• intentos de inicio de sesión;
• registros de seguridad; e
• información necesaria para detectar errores, abuso o accesos no autorizados.

Esta información puede utilizarse para operar, asegurar y mejorar el servicio.

7. Información de facturación

Los pagos de Ponchealo son procesados por proveedores externos de procesamiento de pagos.

Podemos recibir información como:

• nombre del Cliente;
• estado de la suscripción;
• plan contratado;
• identificadores de transacción;
• estado del pago;
• últimos dígitos u otra información limitada de la tarjeta proporcionada por el procesador; e
• historial de facturación.

Ponchealo no almacena directamente el número completo de la tarjeta de crédito o débito.

8. Evidencia de aceptación de acuerdos

Cuando una persona acepta electrónicamente el Acuerdo de Cliente u otro documento contractual de Ponchealo, podemos conservar información para documentar dicha aceptación.

Esta información puede incluir:

• compañía;
• usuario que aceptó;
• versión del documento;
• fecha y hora;
• dirección IP;
• navegador o dispositivo;
• plan contratado;
• identificador del evento de aceptación; y
• evidencia técnica razonablemente necesaria para demostrar la aceptación.

Ponchealo podrá conservar este registro aunque posteriormente la cuenta sea cancelada cuando sea razonablemente necesario para documentar la relación contractual o cumplir obligaciones legales.

9. Comunicaciones y soporte

Podemos recopilar información cuando el Cliente o usuario:

• envía un correo electrónico;
• utiliza un formulario de contacto;
• solicita soporte;
• reporta un error;
• participa en una demostración; o
• se comunica de otra forma con Ponchealo.

Utilizaremos esta información para responder a la solicitud, brindar soporte y mantener un historial razonable de la comunicación.

10. Cómo utilizamos la información

Podemos utilizar la información recopilada para:

• crear y administrar cuentas;
• proveer las funciones contratadas;
• registrar y calcular horas trabajadas;
• administrar horarios y turnos;
• procesar solicitudes de días libres;
• generar reportes;
• generar cálculos relacionados con nómina;
• administrar vacaciones y enfermedad;
• validar eventos de ponche mediante GPS o fotografía cuando el Cliente active esas funciones;
• enviar horarios y notificaciones relacionadas con el servicio;
• procesar pagos;
• administrar suscripciones;
• brindar soporte;
• mantener la seguridad de las cuentas;
• prevenir fraude, abuso y acceso no autorizado;
• investigar errores técnicos;
• mantener registros de auditoría;
• documentar aceptación de contratos;
• cumplir obligaciones legales;
• proteger nuestros derechos y los de nuestros Clientes; y
• analizar de manera agregada el funcionamiento y utilización del servicio para mejorarlo.

11. Datos del Cliente y decisiones laborales

Ponchealo proporciona herramientas al patrono, pero no sustituye al patrono.

La empresa cliente es responsable de decidir:

• qué empleados registrar;
• qué información recopilar;
• qué funciones activar;
• quién puede acceder a la información;
• cómo utilizar los reportes;
• si utilizar GPS o fotografías;
• cómo interpretar registros de asistencia; y
• qué decisiones laborales tomar.

Ponchealo no toma decisiones de contratación, disciplina, despido, compensación o empleo por cuenta del Cliente.

12. Responsabilidad del Cliente sobre empleados

El Cliente es responsable de proporcionar a sus empleados cualquier aviso requerido por ley y obtener los consentimientos o autorizaciones que correspondan para las funciones que decida utilizar.

Esto incluye, cuando corresponda, funciones relacionadas con:

• monitoreo de asistencia;
• GPS;
• fotografías;
• horarios;
• comunicaciones;
• información de nómina; y
• expedientes laborales.

Ponchealo no sustituye las obligaciones que el Cliente tenga como patrono.

13. Compartir información

Ponchealo puede compartir información únicamente cuando sea necesario para operar el servicio o exista otra razón legítima descrita en esta Política.

Información que recibe el patrono

El patrono y sus administradores autorizados pueden consultar el nombre, correo y vínculo del empleado, sus ponches y horas, la ubicación asociada a los ponches cuando se aporte, turnos, balances y uso de licencias, solicitudes y comentarios, propuestas de disponibilidad y reportes de errores. Reciben estos datos para administrar asistencia, horarios, licencias y nómina. Los comentarios no son mensajes privados frente al patrono. Los códigos de acceso por correo y las credenciales de sesión del teléfono no se muestran al patrono.

13.1 Proveedores de servicio

Ponchealo utiliza proveedores tecnológicos que pueden procesar información en nuestro nombre. Actualmente estos pueden incluir:

La lista de proveedores puede cambiar a medida que evolucione la plataforma.

El DPA contiene información adicional sobre los subprocesadores utilizados para Datos del Cliente.

13.2 Requisitos legales

Podemos divulgar información cuando razonablemente consideremos que es necesario para:

• cumplir una ley aplicable;
• responder a una orden judicial válida;
• atender un requerimiento legalmente vinculante;
• investigar fraude o actividad ilegal;
• proteger la seguridad de Ponchealo o sus usuarios; o
• proteger derechos legales.

Cuando sea legalmente permitido y razonable, procuraremos limitar la divulgación a la información necesaria.

13.3 Transferencias del negocio

Si Ponchealo participa en una reorganización, adquisición, fusión, financiamiento o venta de todo o parte del negocio, determinada información puede transferirse como parte de dicha transacción.

Cualquier adquirente quedará sujeto a las obligaciones aplicables respecto a la información transferida.

14. Lo que no hacemos con sus datos

Ponchealo no vende Datos Personales a corredores de datos.

Ponchealo no alquila listas de empleados.

Ponchealo no utiliza información de empleados para publicidad dirigida.

Ponchealo no comercializa expedientes laborales individuales como productos de datos para terceros.

La información proporcionada por nuestros Clientes se utiliza principalmente para operar Ponchealo y prestar los servicios solicitados.

15. Seguridad

Ponchealo utiliza medidas técnicas y organizativas razonables destinadas a proteger la información contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación.

Estas medidas pueden incluir:

• comunicaciones cifradas mediante HTTPS/TLS;
• controles de acceso;
• permisos según funciones;
• autenticación;
• registros de eventos;
• medidas proporcionadas por nuestros proveedores de infraestructura;
• copias de seguridad y mecanismos de recuperación;
• restricción de acceso administrativo; y
• procedimientos para responder a incidentes de seguridad.

Las medidas pueden cambiar a medida que evolucione la tecnología y la plataforma.

Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta.

El Cliente también es responsable de proteger sus credenciales, dispositivos, administradores, PIN, redes y métodos de acceso.

16. Incidentes y brechas de seguridad

Si Ponchealo determina que ocurrió un incidente de seguridad que afecta Datos Personales, evaluará el incidente y adoptará las medidas razonables correspondientes.

Ponchealo notificará a los Clientes afectados sin demora indebida cuando dicha notificación corresponda.

Ponchealo también cumplirá las obligaciones de notificación que le sean directamente aplicables, incluyendo las establecidas por las leyes de Puerto Rico y de los Estados Unidos cuando corresponda.

Esto puede incluir obligaciones bajo la Ley Núm. 111-2005 de Puerto Rico, según enmendada, relacionada con la seguridad de bancos de información.

Nada en esta Política limita una obligación de notificación que no pueda renunciarse mediante contrato.

17. Retención de información

Aplicamos los siguientes plazos de conservación según el tipo de registro:

• 3 años: ponches, horas, nómina laboral, balances y uso de licencias, y solicitudes de licencia (Reglamento 9017 y Ley 379).
• 10 años: documentos contributivos de Puerto Rico (Formulario 499 R-1B).
• 4 años mínimo: registros federales de impuestos de empleo.

El plazo cuenta desde la fecha de cada registro, no desde la fecha en que el empleado deja de trabajar para el patrono. El cierre de sesión, la eliminación de acceso al app o la terminación de la relación laboral no reinician ni acortan esos plazos.

Un mismo registro o período de nómina puede estar sujeto a varias obligaciones, incluidas obligaciones contributivas de 10 años. En esos casos se conserva por el plazo más largo que corresponda. No hay eliminación automática al cumplir 3 años. El patrono puede negarse a borrar o posponer el borrado de registros que la ley le obliga a conservar.

También conservamos información mientras resulte necesaria para prestar el servicio, atender disputas, mantener seguridad, documentar aceptaciones contractuales o cumplir otras obligaciones legales. Una solicitud de eliminación se evalúa según la naturaleza de los datos y las obligaciones aplicables; no garantiza el borrado de toda la información.

Cuando una suscripción termine, los Datos del Cliente podrán permanecer disponibles para exportación durante treinta (30) días. Ese período de exportación no sustituye los plazos de conservación anteriores ni autoriza a borrar registros que deban conservarse. La eliminación de otros datos de los sistemas activos queda sujeta a esas obligaciones.

Ciertas copias pueden permanecer temporalmente en respaldos hasta completar su ciclo normal de rotación. Los respaldos se utilizan para recuperación, continuidad, seguridad o cumplimiento, no para fines comerciales distintos.

18. Derechos y solicitudes relacionadas con información personal

Dependiendo de la naturaleza de la información y de la ley aplicable, una persona puede tener derecho a solicitar:

• acceso a determinada información;
• corrección de información incorrecta;
• eliminación cuando corresponda; o
• una copia de determinada información.

Empleados de un Cliente

Si usted es empleado de una empresa que utiliza Ponchealo, normalmente deberá dirigir primero su solicitud a su patrono.

La empresa es quien administra su expediente y determina cómo se utiliza Ponchealo en su lugar de trabajo.

Si un empleado contacta directamente a Ponchealo respecto a datos controlados por su patrono, Ponchealo puede remitir la solicitud a la empresa correspondiente, salvo que la ley requiera que respondamos directamente.

Eliminar el acceso al app, sin borrar el registro laboral

El empleado puede usar «Más → Eliminar mi acceso» en el app o solicitar lo mismo en la página pública ponchealo.com/eliminar-acceso, sin tener el app instalado. La vía pública incluye una verificación de identidad. Se retira el vínculo de acceso del empleado al app y se cierra su sesión en el teléfono; no se borra su registro de horas, nómina, licencias, solicitudes ni el historial de vinculación que administra el patrono y debe conservarse según esta Política.

El empleado puede volver a unirse con el código de su empresa si sigue activo en el roster. «Cerrar sesión» es una acción distinta: borra la sesión local y conserva el vínculo. Las solicitudes de borrado de registros laborales se dirigen al patrono y están sujetas a las obligaciones de conservación indicadas en la sección 17.

Propietarios y administradores

Los propietarios y administradores pueden contactarnos respecto a información relacionada con su propia cuenta escribiendo a info@ponchealo.com.

Podemos solicitar información razonable para verificar identidad y autoridad antes de procesar una solicitud.

19. Cookies y almacenamiento local

Ponchealo puede utilizar cookies y almacenamiento local necesarios para:

• mantener sesiones;
• autenticar usuarios;
• recordar configuraciones;
• proteger cuentas; y
• operar funciones esenciales de la aplicación.

No utilizamos cookies de terceros para publicidad conductual dirigida.

Deshabilitar determinadas cookies esenciales puede impedir que Ponchealo funcione correctamente.

Sesión y borrador de acceso en Android

El app guarda credenciales de sesión y renovación en el almacenamiento seguro cifrado del teléfono para mantener el acceso sin pedir un código en cada apertura. Al cerrar sesión o eliminar el acceso desde ese teléfono, el app elimina esas credenciales locales. Mientras se completa la unión, guarda también el código de empresa y el correo para recuperar el paso pendiente al volver del correo. No guarda el código de verificación recibido por correo; el borrador se elimina al completar la unión o empezar de nuevo.

20. Empleados menores de edad

Ponchealo es una plataforma empresarial y no está dirigida a niños para uso personal.

Sin embargo, una empresa cliente puede emplear legalmente a personas menores de dieciocho (18) años y registrar información relacionada con dichos empleados cuando la ley lo permita.

En esos casos, el Cliente es responsable de:

• determinar si el empleo es legal;
• obtener cualquier autorización necesaria;
• proporcionar los avisos correspondientes;
• limitar la información recopilada a lo apropiado; y
• cumplir las leyes aplicables relacionadas con el empleo y privacidad de menores.

Ponchealo no solicita que niños creen cuentas administrativas para contratar el servicio.

21. Procesamiento en Estados Unidos

Ponchealo opera desde Puerto Rico y utiliza principalmente infraestructura tecnológica ubicada en Puerto Rico y/o Estados Unidos.

Al utilizar Ponchealo, la información puede procesarse o almacenarse mediante proveedores ubicados en Estados Unidos.

22. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios en:

• el producto;
• nuestros proveedores;
• nuestras prácticas;
• requisitos legales;
• seguridad; o
• tecnología.

Publicaremos la versión vigente y su fecha de efectividad.

Cuando un cambio sea material, procuraremos notificarlo mediante correo electrónico, aviso dentro de Ponchealo u otro método razonable.

Cuando un cambio también requiera una nueva aceptación del Acuerdo de Cliente, Ponchealo podrá requerir dicha aceptación antes de continuar utilizando la plataforma.

23. Contacto

Para preguntas sobre esta Política o asuntos de privacidad:

Ponchealo LLC
Hormigueros, Puerto Rico
Correo electrónico: info@ponchealo.com